Excel管理をやめたいと思ったら｜業務に合わせてWebシステム化
Excel管理からWebシステムへ
情報を一か所にまとめて管理
複数のExcelファイルに分かれている情報をWebシステムへまとめることで、必要なデータを探しやすくします。担当者ごとに別のファイルを持ったり、メールや共有フォルダから最新版を探したりする作業を減らし、複数人で同じ情報を確認・更新できる環境を作ります。
転記・集計などの手作業を減らす
Excelから別のExcelへの転記や、毎月同じ条件で行う集計など、繰り返し発生する作業をシステム化できます。入力したデータをそのまま集計や帳票作成に利用するなど、現在の業務に合わせて必要な処理を組み込むことができます。
業務に合わせて使いやすく
既製サービスに業務を合わせるのではなく、現在の管理項目や作業の流れを確認して必要な機能を整理します。パソコンからの利用だけでなく、業務に応じてスマートフォンやタブレットから確認・入力できる仕組みにすることも可能です。
Excel管理に限界を感じるのはどんなとき？
Excelは手軽に使えるため、多くの業務で利用されています。一方で、最初は数人で使っていたファイルでも、利用者やデータ量が増えるにつれて管理が複雑になることがあります。
- ファイル数が増え続けている
- 「最新版」「最新版2」など似たファイルが複数ある
- 同じ情報を複数のExcelへ入力している
- ファイルを開かないと現在の状況が分からない
- 集計用に別のExcelを作っている
- 担当者ごとに管理方法が異なる
- Excelを作った担当者しか仕組みを理解していない
- 社外や外出先から情報を確認しづらい
といった状態になっている場合は、Excelだけで管理を続けるよりも、Webシステムへ移行することで業務を整理しやすくなる可能性があります。
Webシステム化すると、こんなことができます
ステータス・進捗管理
案件や依頼ごとの状態、対応段階、担当者などを登録し、現在どこまで進んでいるのかを確認しやすくします。
検索・絞り込み
登録したデータを条件に合わせて検索したり、一覧表示したりできます。大量のExcelデータから必要な情報を探す作業を効率化できます。
通知
データが登録されたときやステータスが変更されたときなど、必要に応じて担当者へ通知する仕組みを追加できます。
こんなExcel業務をシステム化できます
在庫管理
商品や部品の在庫数、入庫・出庫などを管理する仕組みを検討できます。複数拠点で在庫を確認したい場合や、棚卸作業を効率化したい場合などにも対応方法を整理します。
見積書・請求書作成
登録したデータを利用して、見積書や請求書などの帳票を作成する仕組みも検討できます。 毎回同じ内容を転記して帳票を作成している場合は、作業の効率化につながります。
対応状況確認
誰が何を担当しているのか、現在どこまで対応しているのかをシステム上で管理することで、依頼の見落としや確認作業を減らします。
Excelを完全にやめる必要はありません
Excelで問題なく管理できている業務まで、無理にシステム化する必要はありません。例えば、
- 利用する人が少ない
- 管理する件数が少ない
- 更新頻度が低い
- 転記や集計作業がほとんどない
といった業務では、Excelをそのまま使う方がシンプルな場合もあります。一方で、
- 利用者が増えている
- 管理するデータが増えている
- 同じ情報を何度も入力している
- ファイル管理に時間がかかっている
- 業務が特定の担当者に依存している
といった場合は、Webシステム化を検討することで管理方法を改善できる可能性があります。現在の業務を確認し、Excelのまま残す部分と、システム化する部分を分けて考えることもできます。
導入の流れ
Excelからの移行方法が決まっていなくてもご相談ください
「Excel管理が大変になってきた」と感じていても、最初から必要なシステムの仕様まで決めるのは難しいものです。
現在使用しているExcelや実際の業務の流れを確認しながら、必要な機能やシステム化する範囲を整理します。
お気軽にご相談ください。
料金
必要な機能やシステム化する範囲、現在の業務環境などを確認したうえでお見積りいたします。
まずは、現在Excelで管理している業務やお困りの内容をお聞かせください。