届いた書類をAIで読み取り・要約｜社内通知まで効率化
お知らせの確認や社内連絡に手間がかかっていませんか？
- 紙のお知らせから日時や対象範囲を抜き出している
- 内容をまとめ直し、Slackやメールに転記している
- 停電や納期変更など、重要な通知の共有先に迷う
- 問い合わせのたびに元のお知らせを探している
書類が届くたびに繰り返す、確認･要約･連絡の負担を減らしませんか？
お知らせの共有に手作業が残る3つの理由
必要な情報を文書から探している
停電のお知らせなら日時や対象場所、価格改定なら改定日や対象商品など、必要な情報は文書によって異なります。担当者は毎回内容を読み、伝えるべき情報を探しています。
転記した内容を原本と照らし合わせている
日時や金額の誤りを防ぐため、連絡文を作った後も原本との照合が必要です。要約した内容が正しいか、確認する手間がかかります。
知らせる相手を毎回判断している
点検や納期変更など、お知らせの内容によって通知先は異なります。共有先の判断を担当者に任せていると、連絡のたびに確認作業が発生します。
AIで書類の確認から社内共有まで効率化
AIが文書を読み取り、必要な情報を抽出
紙のお知らせをスキャンして取り込み、AIで内容を読み取ります。抽出する項目は、文書の種類や業務に合わせて設計します。
- 停電・断水のお知らせから日時や対象場所を抽出
- 価格改定の通知から変更日や対象商品を抽出
- PDFなどの電子文書にも対応方法を検討
文書ごとに必要な情報を整理し、確認しやすい形にまとめます。
AIの要約を確認してから社内へ共有
AIが読み取った内容を要約し、担当者が原本と照合してから通知できる仕組みを構築します。日時・金額・期限なども送信前に確認できます。
- 内容・日時・影響範囲などを簡潔に要約
- 担当者が要約と原本を照合して確認
- 通知後も原本を参照できる方法を検討
例えば点検のお知らせなら、実施日時や利用できない時間帯を要約し、詳細は原本で確認できる形をご提案します。
必要な部署・担当者へお知らせを共有
確認済みのお知らせをSlackの指定チャンネルへ投稿するなど、文書の種類や社内の連絡方法に合わせて通知先を設定します。
- 共通のお知らせは指定チャンネルへ投稿
- 部署別のお知らせは通知先を分けて共有
- 重要な通知には必要に応じてメンションを設定
通知先の振り分けや期限前の再通知なども、ご要望に応じて検討します。Slack以外の連絡方法もご相談ください。
導入の流れ
現在の書類や共有方法を確認し、AIで読み取る項目、確認手順、通知先などを整理してお見積りします。
料金・お見積り
対象となる文書や抽出項目、通知方法、必要な機能に応じて個別にお見積りします。
詳細な技術検証や有料サービスの利用が必要な場合は、内容と費用を別途ご案内します。