交通費精算システム｜月ごとの入力・申請をまとめて管理

毎月の交通費申請で、こんな手間はありませんか？

• 月末に利用日や出発地、到着地を思い出しながら入力している
• 何度も使う経路を、その都度入力している
• 電車代や駐車場代などを分けて集計するのが面倒
• 申請前に領収書や訪問先を確認し直している

利用内容を後から集め直す運用では、入力だけでなく申請前の確認にも時間がかかります。

画面で入力した交通費を、そのまま月ごとに申請

社員は交通費を画面に入力し、月ごとの明細をそのまま申請できます。Excelへの入力や、提出用PDFの作成・添付は必要ありません。

• 対象月を選び、利用日・経路・片道または往復、費目別の金額を入力する
• 訪問先・用件を記録し、必要に応じて領収書を添付する
• 対象月の明細と合計金額を確認して申請する

利用日はカレンダーからも選べます。申請後は必要に応じて取り下げられます。過去の月でも下書きの状態なら、本人が明細を追加・編集して申請できます。

登録済みの経路を次の入力に使う

過去の登録内容を使えば、同じ経路を毎回入力し直す手間を減らせます。

• 以前登録した経路を選ぶと、出発地と到着地が今回の入力欄に反映される
• 過去の交通費を検索し、以前の金額を確認する

よく使う経路はワンクリックで選べるので、交通費を手軽に申請できます。

月ごとの申請状況を確認

月ごとに「入力中」「申請中」「承認済み」の状態を確認できます。交通費がなかった月も、未入力の月とは分けて扱います。

• 社員は当月に交通費がなければ「今月は交通費なし」と登録する
• 管理者は未入力・未申請の人を一覧で確認し、個別にSlackで知らせる
• システム管理者は申請を承認または差し戻す
• 承認済みの交通費を対象月ごとにPDF出力する
• Slackと連携することで、リマインドをおこなうことも可能

「今月は交通費なし」は、当月に有効な明細がない場合だけ登録できます。

差し戻された月は本人が修正して再申請できます。出力画面では、対象者ごとの交通費と総合計を確認できます。

出社日の交通費をまとめて入力

Googleカレンダーの勤務地情報を使って、出社日の交通費を自動登録することもできます。

• ボタンを押した時点で、当日までに交通費を入力していない日を抽出する
• Googleカレンダーの勤務地情報から出社日を判定する
• 出社日には、本人が設定した定型の往復交通費を自動登録する

本人が設定した往復交通費を出社日にまとめて登録できるため、日付ごとに同じ内容を入力し直す手間を減らせます。在宅勤務を取り入れ、週に数回出社する勤務形態の場合には特に便利です。